ビジネスシーンでの手紙の書き方
まもなく4月。新社会人になる方もたくさんいらっしゃると思います。社会に出ると学生時代にはあまり馴染みのなかったビジネスマナーやスキルに触れる機会が多くなります。そこで新社会人の皆さん、そして改めて新社会人を迎える立場の皆さんにも「ビジネスレター」の基本的な書き方やポイントについてご紹介いたします。
便箋の選び方
改まった手紙や目上の方に書く手紙の場合、便箋は白地の縦書きが望ましいとされています。一方、横書きは比較的近しい間柄の方に書く際に用いられます。ただし、改まった手紙などでも数字や英語の多い内容の場合は横書きでも失礼には当たりません。
【おすすめの便箋】
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高級便箋
スタンプ 縦 |
高級便箋 手紙ってうれしんだよね |
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| 伝えるきもちＡ５便箋 ビジネス |
伝えるきもちＡ５便箋
働く女性 |
文章の基本構成
改まった手紙には文章構成のルールがあります。ルールに則って書くことできちんとした印象の文面に仕上がります。
- 頭語：手紙の冒頭に書く挨拶
- 時候の挨拶：季節や天候に応じた心情や季節感を表す言葉
- 相手の健康や状況を気遣う言葉
- 日ごろのお礼やお詫びの言葉
- 起こし言葉：「さて」「ところで」「早速ですが」「このたびは」などの主文へつなぐ言葉
- 主文：伝えたい用件
- 結びの言葉：内容やシチュエーションに合わせ、相手を気遣ったりお願いをする言葉
- 結語：頭語と対になる言葉
- 日付：年月日(月日だけでも可)
- 署名：会社、部署、役職名とフルネーム
- 宛名：相手の役職名なども省略しない、署名より大き目に正確に書く
その他の注意点
・用件は1つにしぼる
・追伸はできる限り避ける(特に目上の方宛の場合、お見舞いやお悔やみの場合)
【文例】
お客様や取引先を紹介していただいた方へ お礼状
［使用商品：高級便箋 スタンプ 縦］
| 1.頭語 | 拝啓 |
| 2.時候の挨拶 | 春光うららかな季節を迎え、 |
| 3.相手の健康や状況を気遣う言葉 | 田中様にはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 |
| 4.日ごろのお礼やお詫びの言葉 | 平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。 |
| 5.起こし言葉 | さて |
| 6.主文 | この度は田中様のご厚意によりまして斉藤様をご紹介いただきまして、誠にありがとうございました。 先週お会いし、新規お取り引きをさせていただく運びとなりました。 これも田中様のお心遣いがあったからと存じ、深く感謝いたしております。 このご縁を大切に田中様のご足労にお応えするため、誠心誠意努めてまいります。 今後ともよろしくご指導くださいますようお願い申し上げます。 |
| 7.結びの言葉 | 改めてお伺いしてご挨拶いたしたく存じますが、取り急ぎ書中をもちましてご報告かたがた御礼申し上げます。 |
| 8.結語 | 敬具 |
| 9.日付 | 令和三年四月十三日 |
| 10.署名 | 株式会社エヌビー社 宮本 美紀 |
| 11.宛名 | 株式会社友抄 営業部 課長 田中 康広様 |
お客様へ カタログ送付の添え状
［使用商品：伝えるきもちＡ５便箋 ビジネス］
株式会社友抄 商品仕入部 前田 由美子様
いつもお世話になっております。
このたびは弊社最新カタログをご請求いただき、誠にありがとうございます。
Risetteシリーズ最大の特長は持っているだけで気分が上がるようなパステルカラーを基調とした小花柄です。
弊社の総合カタログとともに送付いたしますので、ご検討の程よろしくお願い申し上げます。
なお、商品の詳細についてのご質問やサンプルのご希望がございましたら何なりとお申し付けください。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
株式会社エヌビー社 相田 希
封筒の選び方
多くの便箋には対になる封筒が用意されています。セットで常備しておくと急な時にも困りません。ただし中紙がある二重封筒は、忌み言葉と同じ「重なる」意味を持つので弔事やお見舞いの手紙、結婚式のお祝いの手紙などには使えないので気を付けましょう。
《おすすめの封筒》
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| 高級封筒 スタンプ 縦 |
高級封筒 手紙ってうれしんだよね |
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| 伝えるきもち封筒 ビジネス |
伝えるきもち封筒 働く女性 |
封筒の書き方
封筒を書く時は以下の点に注意します。
［使用商品(和封筒)：高級封筒 スタンプ 縦］
［使用商品(洋封筒)：伝えるきもち封筒 ビジネス］
【和封筒・表面】
・切手は左上に貼る
・住所を書く時は1文字分空ける
・数字を書く時は漢数字を使用する
・ビル名は省略しない
・「住所→社名→相手の所属部署名→相手方の名前」と右から順番に書く
・名前は住所よりも字を大きくする
・役職が4文字以下の場合は名前の上に書く
・役職が5文字以上の場合は名前の右横に所属部署名と同じ大きさで書く
【洋封筒・表面】
・切手は縦長の形にした時に左上になる位置に貼る
・住所の文字の大きさは宛名よりも小さくする
・横書きの場合、番地の数字部分はアラビア数字・算用数字を使用する
・宛て名は中央に大きく書く
・役職名は名前の前に書く
・役職名が長いときは名前の上に書く
［使用商品(和封筒)：高級封筒 スタンプ 縦］
［使用商品(洋封筒)：伝えるきもち封筒 ビジネス］
【和封筒・裏面】
・郵便枠がある場合は枠から1文字空けた下に「住所→社名→所属部署名→名前」と右から順番に書く
・郵便枠がない場合は中央に書く（現在は左側に書いても可）
・封締めのしるしとして「〆」を書く
・投函日は左上に記入する
・封は糊付けをして閉じる
【洋封筒・裏面】
・住所は差出し人名よりも小さくする
・差出し人名は、右寄せまたは、中央よりやや右にする
・日付けを入れる場合には、住所の左上に書く
・横書きの場合、「〆」は書かなくて良い
・封は糊付けをして閉じる
敬称について
受け取り手によって敬称が異なります。
使用される機会が多いので間違いのないように注意しましょう。
「様」
個人を宛先として送る場合に使われます。
目上や目下にかかわらず個人であればすべての人に使うことができます。
役職名が入る場合は「(会社名)(役職名)(個人名)様」と個人名の前に役職名を付けて、最後に「様」とします。
「御中」
会社や部署などの組織や団体宛に送る場合に使われます。
「御中」は会社や部署の誰か分からない方宛ての場合に使われます。
「ご担当者様」の代わりのようなものと考えられるため「様」との併用はしません。
「行」
返信用の宛先として自分に使う場合の敬称のひとつです。
返信用封筒などの宛先に使われます。
送られてきた封筒などに「行」と書かれていた場合は二重線で消して、会社や部署の場合は「御中」、個人の場合は「様」を記入します。
「各位」
複数の人に対しての敬称として使われます。
「皆さま」というような意味を持ち、目上や目下にかかわらずすべての人に使うことができます。
そのため「様」や「皆さま」などの言葉との併用はしません。
ただし、例外として「お客様各位」「お得意様各位」については「様」と「各位」の併用が許容されています。
「気付」
受け取り手がその会社や組織に属していない場合や一時的な立ち寄り先に送る場合に使われます。
「気付」の後を改行して「(個人名)様」とすると読みやすい宛名になります。
基本的なルールやポイントに注意しながら、ビジネスシーンでもぜひ手紙を書いてみてはいかがでしょうか。
